Nye SUS: Så enkelt henter du ut rene senger

Slik blir det i Nye SUS; de som trenger en ren seng går til sengelagerautomaten og bestiller en grønn seng. Samme sted leveres en skitten seng ved å trykke på gul seng på skjermen før de leverer den inn i roboten.

Effimat

Sengelagerautomaten på Nye SUS, der du henter og leverer senger

Sengelagerautomaten skal ha en portåpning per sengeetasje i Nye SUS i A, B og C-byggene. Ved siden av porten skal det være en berøringsskjerm der man logger seg inn med adgangskortet, for å bestille ut en grønn og ren seng eller levere en gul og skitten seng.

Bestill ren seng av automaten
- Når du bestiller en seng på skjermen ved automatens portåpning kan det gå fra ca 30 sekunder til 1,5 minutter til sengen kommer, litt avhengig av «køen» for å bestille ny seng. Dersom mange bestiller samtidig kan det gå noen minutter. For oss er det viktig å få behovstall – antall oppreide senger per dag, antall senger som vaskes per dag og fordeling utover døgnet, påpeker Stian Refsnes Henriksen, prosjektleder logistikk, Nye SUS.

God kapasitet
Slik analysene er nå, vil det gå raskt og at kapasiteten blir god. I E-bygget, behandlingsbygget, blir det uttak i A-bygget som er enklest og nærmest. C-bygget vil forsyne akuttmottaket med rene senger.

Brukerforankring
- Vi jobber intenst med å forankre sengelagerautomaten og dens funksjoner med brukergrupper på SUS, slik at vi får innspill og gode vink fra våre kolleger. Hver 14. dag møtes vi for å dele status i arbeidet med å jobbe inn den vertikale sengelagerautomaten og å avklare spørsmål vi jobber med, sier Svein Inge Buvik, prosjektleder Nye SUS.

Skjerm for bestilling
Skjermen ved portåpningen skal få et bestillings- og leveringssystem for alle typer senger og annet utstyr som trengs ute på poster og avdelinger. Personell som trenger å rekvirere seng må gå til skjermen ved portåpningen for å hente eller levere seng.

- Det er et eget dataprogram som styrer heisen og som samtidig gir brukere tilgang til å bestille ren seng og levere skitten seng. Dette er ikke koblet til andre systemer, per nå vurderer vi at det ikke er hensiktsmessig, sier Buvik og Henriksen.

Henter inn tilbakemeldinger
Mye bra arbeid skjer i brukergruppen, og det går litt rett frem og rundt en del svinger, fordi vi ønsker å involvere og ha med oss tilbakemeldingene fra tverrfaglig referansegruppe. Mange diskusjoner kommer opp, og mange små milepæler må passeres for å holde farten oppe.

Adgangskortet
- Nå ser vi på teknologiene som ligger i adgangskortet til SUS. Hva kan vi benytte der med tilgangsstyring? Hvilken software skal vi benytte? Dette er komplekst på IT-siden og krevende å beslutte. Vi bruker ressurser fra Helse Stavanger og Helse Vest IKT, for å få løsningene til å fungere optimalt, sier Refsnes Henriksen.

Kundeperspektivet
Han mener at de som lykkes best med logistikkløsninger er de som tenker på kundene og tjenesten.
- Vi bruker litt tid på å snu diskusjonene mot «kundene» som skal hente ut sengene, og at «tjenesten» er enkel å betjene, sier han, og viser til at utfordringen er å sikre god rotasjon fra skitten til renhold/vask, oppreiing og tilbake til sengelagerautomaten.
 
Unngå flaskehalser
-Flyten internt er viktig for å sikre at det ikke blir flaskehalser. Systemet blir intuitivt og enkelt å bruke, men det blir god opplæring i starten for å få alle opp og stå på løsningen.

Lærer av leverandøren
Buvik og Henriksen ønsker seg til Danmark, der de ligger litt foran i å bygge samme løsning i to ulike sykehus. Men pandemien gjør at det ikke går. 

- Vi kommer oss ikke ned for å se og lære av dem. Produsenten lager også en prototype i mock-up der vi veldig gjerne skulle vært, men nå blir demo av løsningsforslag presentert med digitale modeller og video, forklarer de.

På de ukentlige arbeidsmøtene med leverandøren ser de på bestillingsskjermen, jobber med ikoner, brukergrensesnitt og farger. Så går forslagene til brukergruppemøtene for utprøving og forankring.