Kvarus
Kvarus (Nasjonalt kvalitetsregister for behandling av skadelig bruk eller avhengighet av rusmidler) er et nasjonalt medisinsk kvalitetsregister
For deg som er pasient
Kvarus står for Nasjonalt kvalitetsregister for behandling av skadelig bruk eller avhengighet av rusmidler, og er et nasjonalt medisinsk kvalitetsregister.
For mer informasjon om kvalitetsregistre, se www.kvalitetsregistre.no
Hva er et medisinsk kvalitetsregister?
Et medisinsk kvalitetsregister er en samling av informasjon om en bestemt gruppe pasienter. Informasjonen kan inneholde opplysninger om
- pasientenes helse- og livssituasjon ved oppstart av behandlingen
- hvilken behandling de får
- pasientenes opplevelse av behandlingen
- hvordan det går med dem underveis og etter at behandlingen er avsluttet
I Kvarus samler vi inn informasjon om pasienter som har skadelig bruk eller avhengighet av rusmidler, og som får behandling gjennom det vi kaller et pasientforløp i Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Vi samler kun inn informasjon om pasientene som ikke har reservert seg.
Vi samler inn opplysningene gjennom hele behandlingsforløpet – fra pasienten tas inn i et pasientforløp i TSB til pasienten skrives ut, og på et oppfølgingstidspunkt ett år etter utskrivingen.
Et behandlingsforløp kan involvere ett eller flere behandlingstiltak. Forløpet starter i første behandlingstiltak, og avsluttes ved utskriving fra siste behandlingstiltak. Om pasienten får ny henvisning og starter på ny behandling, starter et nytt behandlingsforløp i Kvarus.
Nasjonale og lokale formål
Kvarus brukes til å forbedre kvaliteten på helse- og omsorgstjenestene, både på lokalt og nasjonalt nivå. Dette gjøres gjennom å bruke dataene i Kvarus til å lage statistikk og analyser. Dataene brukes også i forskning. Les mer om Nytten av Kvarus, for forskere).
Opplysningene som er samlet inn, kan også brukes til planlegging, styring og beredskap i helse- og omsorgstjenesten og i helse- og omsorgsforvaltningen.
Den nasjonale registerledelsen
Alle nasjonale kvalitetsregistre ledes fra et helseforetak. I 2009 fikk Stavanger universitetssykehus i oppdrag av Helse Vest å utvikle og prøve ut et kvalitetsregister for rusbehandling. Registeret fikk nasjonal status i desember 2018.
Stavanger universitetssjukehus v/avdeling for rus og avhengighetsbehandling er ansvarlige for driften av registeret, med Ole Bergesen som registerleder og Janne Årstad som registerkoordinator.
Registreringsmodulene
Kvarus består av følgende moduler:
Basisregistrering
Opplysninger om utviklingen i rusmiddelbruk og rusrelaterte problem gjennom livet, om helse- og livssituasjon ved oppstart i et behandlingsforløp og om tidligere hjelp og behandlinger.
Målepunktregistrering
Opplysninger om utredninger og behandling i gitt i eget tiltak og parallelt fra andre (i perioden siden basisregistrering eller forrige målepunkt), om endringer i helse- og livssituasjon (utfallsmål), og om pasientens egne opplevelser av den behandlingen som er gitt (pasienterfaringer).
Avslutningsregistrering
Opplysninger om helse- og livssituasjon ved avslutning av behandling (utfallsmål), og opplysninger om hvem det er avtalt oppfølging fra etter behandlingen. Dersom behandlingsforløpet avbrytes uten at avslutningsregistreringen er foretatt, gjelder siste målepunkt som avslutningsregistrering.
Ett-års oppfølging
Opplysninger om utfallsmål (samme som i målepunkt/avslutnings-registrering), og opplysninger om hvem pasienten har fått oppfølging fra siden utskriving.
Alle vil få tilgang til informasjon som kan sammenlignes, fra ulike behandlingstiltak, på nettstedet www.kvalitetsregistre.no.
Informasjonen vil bli tilgjengelig når vi har samlet inn nok data. Dette er nyttig informasjon for alle som er interesserte i innholdet og resultatene som oppnås i behandlingen innenfor TSB.
Ved å forbedre kvaliteten på tjenestene og forskning, vil Kvarus også komme pasienter og behandlere til nytte. Men behandlere og pasienter kan også ha mer direkte nytte av Kvarus.
Til nytte for pasientene
Tilbakemeldingene fra pasientene viser at de opplever det som meningsfullt å bidra med opplysninger som kan brukes til sikring og forbedring av kvaliteten på tjenestene, for både seg selv og andre. Tilbakemeldingene viser også at pasientene opplever deltakelsen i registreringsarbeidet som en god måte å få en systematisk innsikt i egen helse- og livssituasjon, og hvordan denne endrer seg gjennom behandlingsforløpet.
På pasientsiden til den enkelte pasienten vises grafiske framstillinger av endringer i opplevd nytte av behandlingen, i bruk av rusmidler og endring i livssituasjon og opplevd livskvalitet, fra det ene målepunktet til den neste. Dette har vist seg å være til god hjelp i refleksjon om sine egne endringsprosesser.
Til nytte for behandlerne
Analyser og rapporter om pasientpopulasjonen, den behandlingen som er gitt og de resultatene som er oppnådd i eget behandlingstiltak, kan brukes av den enkelte behandler i utviklingen av sin egen praksis. Hver behandler vil i tillegg ha tilgang til tidligere registreringer av egne pasienter, slik at de sammen med pasienten, kan se hvordan opplysninger fra enkeltregistreringer henger sammen i hele behandlingsforløp. Resultatene fra hver enkelt registrering sammenstilles også i et «visningsformat» som gjør det mulig å se en oppsummering av registreringene i forløpet.
Til nytte for virksomhetsledere
En viktig forutsetning for å kunne utøve faglig ledelse, er å ha tilgang til god informasjon om den faglige aktiviteten i den virksomheten. I Kvarus vil virksomhetsledere få adgang til standardiserte rapporter, og selv kunne analysere data fra egen virksomhet. Dette er rapporter og analyser som ledere kan bruke til å sikre og utvikle den faglige kvaliteten på tjenesten. Dette gjøres best ved å involvere ansatte og pasienter i utviklingsarbeidet.
I forarbeidene til Forskrift om medisinske kvalitetsregistre (lovdata.no) er det lagt stor vekt på å øke bruken av registre til dette formålet.
Til nytte for regionale og nasjonale helsemyndigheter
For regionale og nasjonale helsemyndigheter vil Kvarus være nyttig i arbeidet med å planlegge og styre tjenester for pasienter med skadelig bruk eller avhengighet i spesialisthelsetjenesten. Rapporter og analyser fra Kvarus vil kunne brukes til å avdekke kapasitets- og kvalitetsutfordringer, og gi grunnlag for å styre ressursbruken i retninger som kan bedre tilgjengeligheten og kvaliteten på tjenestene for pasientene.
Til nytte for forskere
Medisinske kvalitetsregistre har blitt en viktig datakilde for forskning, både alene og koblet til andre datasett og registre. Kvarus vil være egnet til mange typer forskningsdesign, men det er særlig tilgangen til data fra hele behandlingsforløpet som vil bidra til at Kvarus blir nyttig for forskning.
Informasjon om reservasjon
Pasienter skal informeres om registrering i Kvarus, og har rett til å reservere seg. Informasjon skal gis før første registrering, eller inntil 2 dager etter første registrering. Informasjonen skal gis muntlig og suppleres med et informasjonsskriv. Pasienter som har behov for det skal få informasjonsskrivet presentert muntlig.
Vi har laget egne informasjonsskriv som du kan laste ned her:
Informasjonsskriv om Kvarus til pasienter mellom 13 og 15 år (PDF)
Det skal også opplyses om at oppdatert informasjon om registeret finnes på www.kvarus.no.
Bruk av reservasjonsrett og sletting av opplysninger
Pasienten kan når som helst reservere seg mot at opplysninger samles i registeret, uten å oppgi noen grunn.
Hvordan gjennomføre reservasjon i Kvarus
Dersom pasienten er mellom 13-15 år, skal den som har foreldreansvaret for pasienten gi beskjed om reservasjonen.
Ved reservasjon slettes alle opplysninger om pasienten i registeret. Opplysninger som allerede er utlevert fra registeret slettes ikke. Pasienter som reserverer seg via behandler, får brev til folkeregistrert adresse om at informasjon er slettet. Dette skal skje innen 30 dager.
Hva med de som reserverer seg?
De som reserverer seg mot å bli registrert i Kvarus, skal ikke få en annen eller dårligere behandling enn de som ikke reserverer seg.
Innsyn i opplysninger
Alle som registreres i Kvarus har rett til å få innsyn i de registrerte opplysningene om seg selv. Retten til innsyn er regulert av paragraf §24 i Helseregisterloven. Kvarus tilbyr innsyn på Helsenorge. Registrerte pasienter kan logge seg inn med elektronisk ID og bestille innsynsrapport.
Til behandlere
Brukertilgang og innlogging
Du skal kun registrere reelle opplysninger i Kvarus, men vi har en demo-versjon som kan brukes til testing og opplæring.
Tilgang og innlogging i Kvarus
For å få tilgang og registrere opplysninger i Kvarus, må du først søke om tilgang. Når vi har innvilget tilgangen din, kan du logge deg på som bruker. Slik går du fram for å søke om tilgang og logge inn:
Skriv inn https://mrs.nhn.no/kvarusregisteret/ i nettleseren. Legg gjerne adressen som en favoritt eller som en snarvei på skrivebordet. Se Den tekniske løsningen for krav til maskinvare og program.
Når du søker om tilgang, logger du inn for første gang. Da gjør du følgende:
- Velg ID-porten.
- Velg deretter enten BUYPASS eller BANKID. Dette er samme innloggingsmetode som du bruker ved innlogging i nettbanken din, Skatteetaten og lignende.
- Fyll ut søknadsskjemaet. Det holder at du skriver inn navn, e-postadresse og hvilken avdeling du tilhører. Trykk send.
- Ledelsen i Kvarus får automatisk en e-post som varsler om en ny søknad.
- Vi sjekker navnet ditt og rollen din mot navnelister mottatt fra Registerkontakten din, før vi godkjenner søknaden.
- Når søknaden godkjennes, får du en e-post til mailadressen du oppga i søknaden. Du kan nå logge deg inn via adressen https://mrs.nhn.no/kvarusregisteret/ for å starte registreringsarbeidet.
Har du fått innvilget tilgang og skal logge deg inn i registeret for å registrere pasienter, gjør du følgende:
- Alle som arbeider i helseforetak i Helse-Midt bruker innloggingen for Helse Midt-Norge.
- Alle som arbeider i andre helseforetak og i private virksomheter som har smartkort/pinkode som løsning for innlogging i virksomhetens it-systemer, kan kople BuyPass-løsningen til kortet (spør lokal leder/sekretær om hvordan det gjøres i deres virksomhet). Du kan da logge deg på direkte ved å velge BUYPASS.
- De som ikke kan velge ett av alternativene ovenfor, må logge seg inn via ID-PORTEN, og velge enten BankID eller MinID.
Innlogging i demoversjon
Demoversjonen skal brukes i informasjonsarbeid og ved opplæring. Du skal kun bruke fiktiv pasientinformasjon i demoversjonen.
Slik logger du deg inn i demoversjonen:
- Skriv inn https://mrsdemo.hemitdev.org/kvarusregister/ i adressefeltet i nettleseren. Nettleserne Chrome og Edge er anbefalt, men også andre kan brukes.
- Velg alternativet Test IDP
- Skriv inn fiktivt fødselsnummer: 18759925218
- Logg deg inn som «Pasientansvarlig» i din virksomhet
Du kan nå begynne å teste ut Kvarus, men vi anbefaler deg å gå igjennom Kvarus e-læringskurs før du begynner. Hvis dere er flere som er inne i demo samtidig, vil det fungere fint, så lenge dere ikke prøver å gå inn i samme skjema på samme fiktive pasient.
Registreringsarbeidet
Kvarus e-læringskurs gir en detaljert innføring i hvordan du gjennomfører registreringene. Her tar vi opp noen utvalgte tema som kan være til hjelp i registreringsarbeidet.
Registreringssituasjonen
Både basis- og målepunktskjemaet er delt inn i del 1 (behandler) og del 2 (pasient). Del 1 kan fylles ut før konsultasjon med pasienten. Del 2 kan enten fylles ut under konsultasjonen, eller du kan sende ut spørsmålene til pasienten som elektronisk skjema (PROM).
Dersom du velger å fylle ut del 2 sammen med pasienten, er det viktig å vite at «Evaluering av behandling» skal fylles ut av pasienten alene. Dette kan enten gjøres ved at pasienten får svare selv uten å bli forstyrret fra behandler under konsultasjonen, eller at pasienten får tilsendt disse spørsmålene gjennom PROM-løsningen. Pasientens svar vil så legge seg inn i skjemaet, og dermed bli synlig for deg som behandler.
Grafene på pasientsiden
Når det er gjennomført flere målepunkt, vil det vises grafer over pasientens utvikling på utvalgte områder øverst på pasientsiden. Vi anbefaler at behandleren og pasienten går igjennom og reflekterer over disse, som en innledning til et nytt målepunkt. Dette kan også gjøres etter at dere har gjennomført et nytt målepunkt. Vår erfaring er at pasienter opplever dette som motiverende for å delta i registreringene.
Visning
En sammenstilling av opplysningene i hver basis- og målepunktregistrering vises på skjermen når man klikker «Visning». Se Kvarus e-læringskurs eller selve skjemaet.
Overføringer mellom behandlingstiltak
Mange pasienter får behandlingen sin fra flere ulike behandlingstiltak i løpet av ett pasientforløp. Et pasientforløp er forløpet fra pasienten blir skrevet inn til pasienten blir skrevet ut av TSB.
Hva er en juridisk enhet og en innregistrerende enhet?
I Kvarus bruker vi begrepene «juridisk enhet» og «innregistrerende enhet».
En juridisk enhet er et helseforetak eller en privat tilbyder av tjenester innen TSB (gjennom avtale med et regionalt helseforetak).
En innregistrerende enhet er en behandlingsenhet, for eksempel en poliklinikk, et døgntiltak eller et ambulerende team.
Flere av de private tjenesteleverandørene innen TSB er relativt små virksomheter, og for disse er det helt overlapp, mellom den juridiske enheten og den innregistrerende enheten, både i organisering og navn. Innen de øvrige private tjenesteleverandørene og innen alle helseforetakene, er det to eller flere innregistrerende enheter i hver juridisk enhet. Hvilke dette er, kommer fram i nedtrekks listen som vises når du skal registrere den aktuelle behandlingsenheten i starten av både basis- og målepunkt-registreringene.
Overføringer innenfor en juridisk enhet
Når en pasient overføres fra en innregistrerende enhet (behandlingsenhet) til en annen innenfor en juridisk enhet, er det den neste enheten som er ansvarlig for å fortsette målepunktregistreringene i Kvarus.
Ved å skrive inn navn eller fødselsnummer under «pasienter» på startsiden i Kvarus, vil en få opp de registreringene som er gjennomført av tidligere behandlingsenhet(er) i den samme juridiske enheten. Her er tre eksempler:
- Dersom en pasient starter behandlingsforløpet sitt i en poliklinikk og fortsetter behandlingen i et døgntiltak (i samme juridiske enhet), vil døgntiltaket få opp basisregistreringen og de (eventuelle) målepunktene som poliklinikken har gjennomført. Døgnenheten fortsetter da med målepunkt i det samme forløpet.
- Dersom en poliklinikk fortsetter behandlingsforløpet etter at pasienten har vært i behandling i andre enheter tidligere (for eksempel en poliklinikk og en døgnenhet i samme juridiske enhet), vil poliklinikken få opp tidligere registreringer og fortsetter med målepunktregistreringer og eventuelt en avslutningsregistrering, om det er de som blir siste behandlingsenhet i pasientens behandlingsforløp.
- Dersom en poliklinikk starter opp et nytt behandlingsforløp og pasienten har vært inne og blitt registrert i Kvarus tidligere via tidligere behandlingsforløp i samme juridiske enhet, vil poliklinikken få opp tidligere registreringer når de skriver inn pasientens navn eller fødselsnummer. De skal så foreta en ny basiskartlegging og eventuelle målepunkt, hvis det er poliklinikken som fortsetter behandlingen etter at en klinisk beslutning er tatt.
Overføringer mellom ulike juridiske enheter
Dette punktet gjelder overføringer av pasienter mellom behandlingsenheter i ulike juridiske enheter, for eksempel:
- fra en poliklinikk i en juridisk enhet til en døgnenhet i en annen juridisk enhet
- videre fra en døgnenhet i en juridisk enhet til en poliklinikk i en annen juridisk enhet
I slike tilfeller vil den neste behandlingsenheten ikke kunne se registreringer fra andre juridiske enheter. Derfor må man i slike tilfeller legge inn pasienten som ny pasient ved første målepunkt i den nye behandlingsenheten. Dette gjøres ved å åpne et nytt basisskjema, registrere at pasienten er overført fra annen juridisk enhet og krysse av for at en vil gå direkte til målepunktskjema. Se Kvarus e-læringskurs.
Tilpasninger ved manglende registreringer
Det kan oppstå situasjoner der behandlingsenheter tidligere i forløpet ikke har implementert Kvarus enda, eller ikke har gjennomført registreringer på en overført pasient. I slike tilfeller skal den neste behandlingsenheten uansett fortsette sin registrering med et nytt målepunkt. Dette gjøres slik:
- Informer pasienten om retten til å reservere seg fra registrering i Kvarus.
- Opprett pasienten i Kvarus.
- Opprett et basisskjema.
- Kryss av for «opprett målepunktskjema uten basisskjema».
- Trykk «Ferdigstille». Nå kan du registrere et målepunkt på vanlig måte.
Om Kvarus
Det rettslige grunnlaget for å etablere et medisinsk kvalitetsregister som Kvarus er
- Helseregisterloven
- Forskrift om medisinske kvalitetsregistre
- Personopplysningsloven
- Personvernforordningen (GDPR)
Grunnlaget for behandlingen av personopplysninger i Kvarus er personvernforordningens artikkel 6 nr 1 bokstav E.
Plikt til å bidra i innsamlingen
Virksomheter og helsepersonell har en plikt til å registrere opplysninger i Kvarus. Det står i paragraf 2-3, andre ledd i forskrift om medisinske kvalitetsregistre:
«Virksomheter og helsepersonell som nevnt i første ledd (i dette tilfelle virksomheter som omfattes av Spesialisthelsetjenesteloven) skal melde inn relevante og nødvendige helseopplysninger til medisinske kvalitetsregistre med nasjonal status. Nasjonal status tildeles av Helsedirektoratet».
Helsedirektoratet tildelte Kvarus nasjonal status 3. desember 2018.
Kvalitetsforbedring og behandling
I paragraf 4-4, forskrift om medisinske kvalitetsregistre står det følgende:
«Den dataansvarlige skal legge til rette for at virksomheter som melder inn helseopplysninger får tilgang til oppdaterte og relevante opplysninger for å kunne kvalitetsforbedre sine helse- og omsorgstjenester.»
I formålsparagrafen står det at dette skal skje gjennom statistikker, analyser og forskning.
Formålet med Kvarus er å bidra til bedre kvalitet og mer kunnskap. Det er ikke lov å bruke registeret som direkte grunnlag for pasientbehandlingen.
Stavanger universitetssjukehus er dataansvarlig for Kvarus. Helse Vest IKT er leverandør, med Helse Midt-Norges Teknologiforetak (Hemit) som underleverandør. Hemit har utviklet den tekniske løsningen for Kvarus. Løsningen kjører på Norsk helsenett sine servere.
De fire databasene i Kvarus
De ulike databasene i Kvarus er krypterte og lagret i Norsk helsenett sine sikrede servere. Kvarus består av disse databasene:
Den nasjonale databasen
Vi har én database med hele det nasjonale registeret, hvor alle opplysningene om pasientenes behandlingsforløp ligger lagret i avidentifisert form. Denne databasen er det bare registerledelsen, altså Stavanger universitetssjukehus, som har tilgang til.
Pasientdatabasen
Informasjonen om pasientenes identitet er lagret i en egen database. Pasientenes navn og fødselsnummer hentes automatisk fra Folkeregisteret.
Opplysningene i pasientdatabasen fungerer som koblingsnøkler mot den nasjonale databasen. Disse koblingsnøklene er nødvendige for å kunne koble sammen opplysninger fra Kvarus med andre registre.
Det er registerledelsen som er ansvarlig for slike koblinger, og de kan kun gjøre koblinger etter å ha mottatt dokumentasjon på at alle nødvendige tillatelser er innhentet.
Databaser for hver enhet
Hver juridisk enhet har sin egen database, hvor informasjonen som er innhentet i enheten ligger lagret. Disse databasene er adskilt hverandre, som sikrer at brukere i en annen enhet ikke får innsyn i opplysninger som er hentet inn et annet sted.
Når et behandlingsforløp blir avsluttet, vil opplysningene automatisk overføres til den nasjonale databasen.
Den administrative databasen
En database med administrative opplysninger, som lister over juridiske enheter, innregistrerende enheter (behandlingsenheter) og brukere i systemet.
FALK
Pålogging i Kvarus skjer gjennom påloggingsløsningen FALK, via denne nettadressen: https://mrs.nhn.no/kvarusregisteret/.
FALK har satt sikkerhetsnivå 4, som betyr at alle som forsøker å logge seg inn, må autentisere seg. Slik sikrer vi at kun brukere med tilgang kan logge seg inn i løsningen.
Du bruker samme nettadresse og autentiseringsløsning, som når du søkte om å få tilgang til MRS-Kvarus.
e-PROM
Dersom pasienten skal svare på elektroniske skjemaer hjemmefra, kan du bestille dette via løsningen e-PROM. Skjemabestillinger gjøres direkte fra pasientsiden i MRS-Kvarus Se Kvarus e-læringskurs.
Du kan velge om pasienten skal få tilgang til skjemaet via Helsenorge, eller link og passord. Dersom du velger link og passord, får du opp en nettadresse og en innloggingskode som må formidles til pasienten. Da kan pasienten gå inn på skjemaet fra en hvilken som helst enhet koblet til internett, som PC, nettbrett og smarttelefon. Skjemaer via Helsenorge går direkte til pasienten.
Når pasienten har svart på skjemaet og klikker på send, vil svarene legge seg automatisk inn på rett plass i Kvarus.
Krav til maskiner og programvare
Norsk Helsenett er databehandler for Kvarus. Det innebærer at alle maskiner (PC, laptop eller nettbrett) som skal brukes for registrering må være koblet til Norsk helsenett. For å få til dette, må virksomhetens IT-leverandør etablere en kobling til Norsk helsenett fra de maskinene som skal brukes i registreringsarbeidet.
Kvarus er testet mot nettleserne Edge og Chrome, men vil og fungere i Firefox og Safari.
Brukerstøtte
Alle spørsmål av om fag eller teknikk som ikke registerkontakten eller Kvaruskontakten kan svare på, kan du sende direkte til registerledelsen. Se kontaktinformasjon lenger ned på siden.
Dersom det er nødvendig, vil registerledelsen videreformidle de tekniske spørsmålene til Helse Vest IKT som forvalter den tekniske løsningen for Kvarus.
Siden registrering i kvalitetsregistre ikke vurderes som tidskritisk aktivitet, vil brukerstøtten bare være tilgjengelig innenfor normalarbeidstiden på virkedager.
Hvem skal inkluderes i Kvarus
Kvarus er et kvalitetsregister for behandling av skadelig bruk eller avhengighet av rusmidler i TSB. Inklusjonskriterie for Kvarus er at pasienten skal inn i nytt pasientforløp i TSB for behandling av avhengighet eller skadelig bruk av rusmidler. Skadelig bruk og avhengighet er definert ut fra diagnosekriteriene i ICD 10 (F10-F19).
Hvem skal ikke inkluderes i Kvarus
Mange pasienter i TSB er kun inne til behandling i en kort, akutt fase før de igjen blir utskrevet. Disse pasientene regnes ikke for å være i pasientforløp, og skal heller ikke registreres i Kvarus.
Pasienter som kun behandles for andre lidelser, som andre avhengigheter eller bruk av anabole androgene steroider, skal ikke inkluderes i Kvarus. Det samme gjelder pasienter som får behandlingen sin utenfor TSB (psykisk helsevern eller somatikk).
Basisregistreringen – når?
Basisregistrering skal gjennomføres i den første fasen av et pasientforløp i TSB. I denne fasen av pasientforløpet er det krav om å gjennomføre en første samtale, en basiskartlegging og å fatte en klinisk beslutning om videre individuell utredning og behandling. Hvem som gjør dette og hvordan det gjøres, vil variere etter hvordan de lokale tjenestene er organisert.
Målepunkt – når?
I alle typer behandlingstiltak skal det gjennomføres en målepunktregistrering i oppstarten av behandling, og ved avslutning eller overføring til andre tiltak. Frekvensen på registreringer underveis i et behandlingsforløp varierer avhengig av type tiltak.
Målepunkt – poliklinikk
Det viktigste er å fylle ut et målepunkt i begynnelsen av behandlingen og mot slutten av behandlingen. For lengre behandlinger skal målepunktet fylles ut i løpet av behandlingen. Et typisk tidsintervall vil være 8 til 16 uker mellom målepunkter. Da kan målepunktene fylles ut på tidspunkt i behandlingen hvor det er naturlig å evaluere den. Dette kan være statusmøter, ansvarsgruppemøter og evaluering av behandlingsplan.
Målepunkt – døgnbehandling
Det viktigste er å fylle ut et målepunkt i begynnelsen av, midt i og mot slutten av behandlingen. Hyppigheten vil avhenge av lengden på døgnoppholdet. Et typisk tidsintervall er 6 til 8 uker.
Målepunkt – LAR
For stabile LAR-pasienter skal det fylles ut ett årlig målepunkt, for eksempel i forbindelse med statusrapporteringen. Med stabile LAR-pasienter, mener vi stabil livssituasjon og lite kontakt med spesialisthelsetjenesten, unntatt eventuell medisinutdeling. LAR pasienter som ikke er i en stabil livssituasjon, følger intervallene i poliklinikk.
Avslutning – når?
Et behandlingsforløp i TSB kan involvere behandling fra ett eller flere behandlingstiltak. Avslutningsregistreringen i Kvarus skal kun foretas i forbindelse med utskriving fra TSB, ikke ved avslutning av enkelttiltak. Avslutningen skjer enten etter «Avslutning med gjensidig avtale» eller «Avbrutt» som følge av at pasienten uteblir fra behandlingen, skriver «seg selv» ut eller blir utskrevet etter ensidig beslutning fra behandlingstiltaket.
Ettårsoppfølging – hva og hvordan?
Ett år etter at pasienten avsluttet i Kvarus med status «Avsluttet etter gjensidig avtale» eller «Avbrutt», sender vi automatisk ut et skjema for ettårsoppfølging via Helsenorge. Unntaket er dersom pasienten er registrert i et nytt behandlingsforløp i Kvarus før ett år har gått. I skjemaet for ettårsoppfølgingen blir pasienten bedt om å svare på spørsmål om livssituasjonen sin og oppfølging det siste året. Svarene overføres automatisk til Kvarus.
Kvalitetsregistre er et av flere verktøy som brukes for å sikre og utvikle kvaliteten på tjenestene og behandlingen for den enkelte pasient. Det er viktig å bruke disse systemene på en koordinert måte, for å hindre dobbeltarbeid og slik at de utfyller og støtter hverandre.
Det er tre roller i Kvarus: Registerkontakt, kvaruskontakt og behandler. Rollene har forskjellige oppgaver og rettigheter i den tekniske løsningen. Rollene tildeles etter søknad i FALK (https://mrs.nhn.no/kvarusregisteret/).
Registerkontakt
Registerkontakten er kontaktleddet mellom Kvarus-ledelsen og virksomheten, og formidler informasjon og spørsmål begge veier.
Hver virksomhet skal ha en registerkontakt. Registerkontakten sine oppgaver er å organisere informasjon og opplæring i sin egen virksomhet i samarbeid med Kvaruskontaktene, og å bistå Kvaruskontaktene i arbeidet deres. I virksomheter med bare én behandlingsenhet, er det vanlig at samme person er både registerkontakt og kvaruskontakt.
Registerkontakter har tilgang til avidentifiserte personopplysninger og rapporter fra sin egen virksomhet, men ikke personidentifiserte personopplysninger. Registerkontakten kan gjøre egne analyser på dette materialet. Både nedlastning og analyser er behandling av personopplysninger i personopplysningslovens forstand. Før du laster ned personopplysninger, må virksomheten din følge ordinær fremgangsmåte for ny behandling av personopplysninger.
I FALK kalles rollen «DatadumprapportLeser».
Kvaruskontakt
Hver behandlingsenhet (poliklinikk, døgnavdeling og lignende) skal ha én eller flere Kvaruskontakter. I virksomheter med bare én behandlingsenhet, kan registerkontakt og Kvaruskontakt være samme person.
Kvaruskontakten kan være lederen av enheten, en behandler eller en ansatt med administrative oppgaver. Oppgavene til Kvaruskontakten er å støtte og hjelpe behandlerne i registreringsarbeidet deres. Kontakten skal særlig hjelpe med forståelsen og bruken av den tekniske løsningen og de enkelte skjemaene i Kvarus.
Kvaruskontakten har samme rettigheter som en behandler i registeret
I FALK kalles rollen «Pasientansvarlig».
Behandler
Behandler har rettigheter til å registrere data, ferdigstille og gjenåpne skjemaer og ta ut rapporter på sine pasienter. En behandler har også mulighet til å slette et ferdigstilt skjema.
I FALK kalles rollen «Pasientansvarlig».
Lokal implementering
Arbeidet med implementeringen av Kvarus i den enkelte juridiske enhet og behandlingsenhet, må delvis tilpasses lokale forhold. Her tar vi opp noen tema som er viktige i implementeringsarbeidet.
Ledelsesforankring og informasjon
Det er viktig at ledere på ulike nivå gjør seg kjent med informasjonen på Kvarus sin nettside. Det er også viktig at de gjør seg kjent med forskrift om medisinske kvalitetsregistre, som utgjør det juridiske grunnlaget for Kvarus. Dersom dere trenger avklaringer, veiledning eller har spørsmål, stiller gjerne registerledelsen på digitale møter med ledere i virksomheten.
Opplæring av Kvaruskontakter
Registerkontakten skal, i samarbeid med lederne av de ulike behandlingsenhetene, utpeke en eller flere Kvaruskontakter for hver behandlingsenhet (se Roller, oppgaver og rettigheter). Etter at dere har gjennomført den første generelle informasjonen til de ansatte i virksomheten, bør registerkontakten være ansvarlig for å gjennomføre en egen opplæring for Kvaruskontaktene. Det viktigste hjelpemiddelet i opplæringen er Kvarus e-læringskurs, demoversjon av Kvarus og informasjonen på denne nettsiden. Vi anbefaler at deltakerne sitter samlet under opplæringen, slik at dere kan gå gjennom e-læringskurset sammen, og deretter øve dere på registrering i demoversjonen.
Avklare roller og oppgaver
Etter opplæringen, må dere avklare hvilke roller og oppgaver den enkelte behandleren skal ha i Kvarus.
Det er naturlig at de som gjennomfører basiskartlegginger i pasientforløp, også har ansvar for å gjennomføre basisregistrering i Kvarus. De som har ansvar for å gjennomføre evalueringspunkt/samarbeidsmøter i pasientforløp, skal gjennomføre målepunkt i Kvarus. Når tiltak gjennomfører avslutningssamtaler i pasientforløp, skal det gjennomføre avslutningsregistrering i Kvarus. Dette gjelder kun ved utskriving fra TSB.
Oversikt over navn på behandlere, hvilken avdeling de tilhører og hvilken rolle de skal ha, sender du til registerledelsen på epost (til janne.arstad@sus.no). Deretter kan hver behandler søke om tilgang (se Brukertilgang og innlogging).
Opplæring av behandlere
De som skal gjennomføre registreringene med pasienter vil ha behov for opplæring. Denne opplæringen kan foregå med samme hjelpemidlene og på samme måte som for Kvaruskontaktene. Dersom dere har behov for digitale opplæringsmøter, kan du ta kontakt med registerkoordinator janne.arstad@sus.no. Registerledelsen tilbyr også oppfølgingsmøter etter opplæring for å avklare spørsmål som melder seg etter oppstarten av registreringen.
Informasjon til lokale brukerutvalg
Registerledelsen har ansvar for å formidle informasjon om Kvarus til brukerorganisasjoner og til aktuelle pasienter gjennom tilpasset informasjonsmateriell.
Under Ressurser finner du brosjyrer om Kvarus på norsk, engelsk, polsk og samisk. Om du vil ha brosjyrene i papirformat, kan du sende mail til sveinung.dybvig@sus.no. Den enkelte pasienten vil også kunne få god informasjon gjennom informasjonsskrivet om retten til reservasjon (Reservasjon).
Lokale brukerutvalg bør få god informasjon om Kvarus. Da kan dere bruke all tilgjengelig informasjon på denne nettsiden, og vise fram demoversjonen av Kvarus.
Oppfølging og evaluering
Nytten av Kvarus er avhengig av god og tilpasset tilbakemelding av resultater fra registreringene. Det er viktig at både ledere, Registerkontakt og Kvaruskontakter er aktive i å gjøre seg bruk av de ulike kanalene for tilgang til resultatene. Bruk av resultatene bør være en del av den lokale planen for implementeringen av Kvarus.
Beskrivelse av arbeidet med, og tenkningen rundt dagens variabelsett i Nasjonalt kvalitetsregister for behandling av skadelig bruk eller avhengighet av rusmidler.
Grunnlag for variablene i KvaRus (PDF)
Spørsmålsliste om KvaRus (PDF)