Nye SUS Organisasjonsutvikling
Sykehuset videreutvikler og omstiller virksomheten sin til enhver tid. Et stort investeringsprosjekt som Nye SUS utløser imidlertid ekstra stort behov for utviklingsarbeid. For hvordan forbereder vi oss til å ta i bruk et nytt sykehus?
Organisasjonsutvikling (OU) i Nye SUS handler om å bygge ferdigheter og kompetanse til å ta i bruk nye areal, ny teknologi og ny logistikk på en god og effektiv måte.
Enkeltpersoner, avdelinger og klinikker forbedrer tjenestene hver eneste dag. Derfor er det viktig for OU å samarbeide tett med klinikkene i arbeidet med å forberede oss til et nytt sykehus, slik at vi kan lære av og støtte det arbeidet som allerede foregår.
Samtidig vil arbeidet med organisasjonsutvikling også innebære å tenke nytt og være pådriver for å utvikle nye, gode løsninger og samarbeidsformer.
Et OU-prosjekt iverksettes når omfattende fysiske endringer i arealutforming og distribusjonskonsept krever nye måter å jobbe på, eller når det kreves omfattende organisatoriske endringer for å ta i bruk Nye SUS-konseptet med to-senter modell og sambruk av areal, utstyr og ressurser.
Prosjektene skal i tillegg være tverrgående (og ikke spesifikt knyttet til en avdeling/utstyr), de skal være komplekse (det vil si at de ikke kan løses av klinikken alene) og prosjektene skal bidra til bærekraft.
For å sikre at vi har en god prosess gjennom hele prosjektet og forhindre omkamper om beslutninger, bruker vi elementene for en god prosess som beskrevet i Accountability for Reasonableness (Norman Daniels). Dette innebærer at hvert prosjekt ved oppstart gjør en vurdering av hvordan prosjektet skal jobbe med involvering, påvirkning, åpenhet og relevans.
Kjerneoppdrag
Sikre at medarbeidere har ferdigheter og kompetanse til å ta i bruk nye areal, ny teknologi og ny logistikk i Nye SUS på en god og effektiv måte.
Slik jobber vi
Gjennom involvering av medarbeidere utvikler vi arbeidsprosesser og samarbeidsformer som gjør at SUS kan levere enda bedre tjenester til pasientene i nytt sykehus. Vi arbeider etter disse prinsippene:
• Kjenne konsept og prinsipper som ligger til grunn for nytt sykehusbygg
• Forstå hvordan byggets utforming legger premisser for endrede arbeidsprosesser
• Innhente analyser og fakta om dagens situasjon
• Forstå endringsbehovet gjennom observasjoner av dagens praksis og intervjuer av personalet
• Forstå hvordan det nye bygget kan ivareta pasient og medarbeiders behov
• Finne nye løsninger basert på erfaringer og forskning
• Engasjere, lære og forstå gjennom å prototype og simulere
• Teste og pilotere - PDSA (Plan-Do-Study-Act)
• Standardisere løsninger innenfor rammer
• Lage gode planer for utrulling og opplæring
Prosjektmetodikk
Vi har utarbeidet en prosjektmetodikk som tas i bruk i alle OU-prosjekter.
Prosjektmetodikken er utarbeidet basert på anerkjent og velprøvd metodikk, for at prosjekter skal kunne drives så effektivt som mulig, og ha god involvering, oppfølging og progresjon.
Basert på målsetningene og leveransene i prosjektbeskrivelsene utarbeider hvert prosjekt en prosjektplan som inneholder aktiviteter og driver prosjektet framover. Hvert prosjekt skal også kartlegge hvilke effekter vi ønsker å oppnå, og identifisere tilhørende målemetode og datakilder for nytteeffekt.
Prosjekter i tre hovedfaser
OU-teamet har definert prosjektfasene inn i 3 hovedfaser.
Prosjektfase 1 og 2 kjennetegnes av sterk OU-styring i første del og gradvis overføres styringen til linjen selv.
I fase 3 er det på samme måte: OU styrer prosessen fra starten og linjen tar gradvis over ansvaret for opplæring og implementering.
Løsningsutvikling - en OU-drevet prosjess
Vi tar i bruk tjenestedesign for å utvikle løsninger sammen med medarbeiderne.
Løsninger som jobbes frem gjennom OU prosesser kan for eksempel være nye arbeidsprosesser og endret organisering av arbeidsdagen. Det kan være møtepunkter og arenaer for samarbeid.
Det kan handle om løsninger for å bygge kultur og endringskapabilitet, eller det kan være løsninger for å standardisere og strømlinjeforme prosesser og separere flyter. Det kan også handle om å utvikle hjelpemidler/prototyper som understøtter driften.
Vi arbeider etter denne metoden:
Forstå konteksten handler om å forstå nytt areal, herav alle premisser og nøkkelforutsetninger som er lagt i forprosjektrapporten.
Vi må forstå spesifikasjoner knyttet til anskaffelser av distribusjonskonsept og IKT-løsninger og hvordan de vil påvirker arbeidsprosesser. I denne første fasen søker vi også innsikt i overordnede føringer, relevant forskning og evidens.
Neste fase handler om å forstå dagen i dag. Vi skaffer innsikt gjennom å observere driften og beskrive hvordan vi jobber i dag. På den måten forsøker vi å finne ut hva som er bra og må tas med videre, og hva som må endres.
Den nye forståelsen skal så omsettes til prinsipper som vi utvikler løsninger etter. Prinsippene skal imøtekomme bærekraftsmål, som god organisering, redusert bruk av overtid og innleie, kvalitet i arbeidsprosesser, redusert turnover.
I den neste fasen prototyper vi løsninger. Gjennom å visualisere løsningene kan vi få en felles forståelse av hvordan løsningene kan se ut og tas i bruk.
Deretter tester vi løsninger. Gjennom å teste og optimalisere løsninger, som driftsmodeller og arbeidsprosesser eller hjelpemidler kan vi i en tidlig fase eliminere det som ikke virker. Vi finner også ut hva som virker, og skaper vi eierskap til ideer og løsninger. Dette letter implementeringen og bidrar til å redusere risiko ved ibruktaking av nye konsept i nytt sykehus.