Bedre for pasienter med datastyrt akuttmottak

Analyseavdelingen og akuttmottaket på SUS har sammen utviklet et digitalt dashboard for å styre akuttmottaket basert på tall og fakta. Det har bidratt til å endre måten de jobber på.


Power BI

Datastyrt akuttmottak, skjermdump fra PowerBI

- Statistikken viser hvilke ukedager og hvilke tider på dagen det er høyest aktivitet, hvor mange som legges inn og hvor lenge de oppholder seg i akuttmottak. Nå planlegger vi kapasiteten i større grad til når det er mest travelt. Gevinstene er økt pasientsikkerhet og en bedre arbeidssituasjon, fordi vi har mer oversikt og tilpasset bemanning. 

Lyngøy.jpg
Det sier Anita Sandmo Lyngøy, avdelingssjef MOBA og leder for akuttmottaket ved SUS. (Bildet til venstre)

Kuttet oppholdstiden
Tallmaterialet viser at snittoppholdet i akuttmottaket er redusert fra over fire til under tre timer fra 2019 til nå. Under pandemien har det av smittevernhensyn vært essensielt å holde korridorene frie for pasienter. Et tiltak for å oppnå dette er at postene nå tar imot pasienter med det samme de er avklarte på akuttmottaket. Arbeidet er jevnere fordelt på alle og det er tryggere for pasientene. 

Samhandlingssmeltedigel
- Akuttmottaket er en samhandlingssmeltedigel. I arbeidet med dette har vi lagt bort emosjonene og jobber mer faktabasert. Alle har gjort mye og bidratt. Det er jeg takknemlig for, sier Lyngøy.

Faktabasert styring
I over to år har medarbeiderne på akuttmottaket jobbet for å gjøre seg klare til Nye SUS, via akuttflytprosjektet ledet av Organisasjonsutvikling (OU). OU fasiliterer avdelinger på SUS med tjenesteinnovasjon, tjenestedesign og å bygge pasientens helsetjeneste.

Akuttmottaket har med bistand fra OU sett på egne arbeidsflyter, rutiner og arealer på tvers av alle fag og profesjoner. Og for å ta gode beslutninger ønsket de mer fakta. Det fikk de av analyseavdelingen på SUS.

IMG_3658.png
Utvikler dashboard
- Det er kjekt å samarbeide med akuttmottaket og fint å se hvordan de styrer driften etter statistikk fra dashbordet som hentes ut fra Meona (elektronisk pasientsystem) via verktøyet PowerBI, sier Even Flørenæs, rådgiver ved analyseavdelingen på SUS. (bildet til høyre)

Støtte i beredskap
- Under pandemien har denne oversikten vært særlig nyttig for å kunne vurdere beredskapstiltak i akuttmottaket opp mot smittesituasjonen i opptaksområde til SUS til enhver tid, sier Flørenæs, og peker på at teamet på akuttmottaket er gode til å trekke analysedata inn i sin kontekst.

- Det har vært lærerikt begge veier. To dager som ser like ut i tallene kan oppfattes ulikt fra akuttmottakets side, og det er nyttig for oss å kjenne til, sier han.

Toppen var tidligere
Et eksempel er at «alle visste» at mandags ettermiddag i akuttmottak er travelt, med mange pasienter som skal vurderes for innleggelse. Bemanningen var forsøkt tilpasset dette med økt bemanning mandags ettermiddag, typisk fra kl 12 og kl 14. 

Tallgrunnlaget viste imidlertid at årsaken til den høye aktiviteten mandags ettermiddag var at pasienttilstrømmingen til akuttmottak økte tidligere på dagen, allerede fra rundt kl 9-10. Ved å tilpasse bemanningen til dette kan en forebygge den største opphopningen av pasienter utover ettermiddagen. 

- Gjennomsnittlig toppunkt pre-pandemi var 60 pasienter på de tøffeste dagene, nå er det få dager over 40.  Samtidig er den totale pasienttilstrømmingen kun redusert med 1,5 prosent siste halvår 2020 sammenlignet med 2019. Det er imidlertid mange faktorer som kan spille inn, som for eksempel at akuttmottaket på grunn av pandemitilpasninger nå har flere behandlingsrom tilgjengelig deler av døgnet, flere pasienter som skal håndteres med smitteverntiltak og et større areal å bemanne. 

Introduserte midtvakter
Akuttmottaket styrer nå bemanningen etter kjent variasjon i aktivitet basert på statistikk, slik at det er flere folk på jobb når det er crowding. Det er altså tidligere på dagen enn antatt, og man har blant annet innført midtvakter for å møte dette. 

Felles situasjonsforståelse
For å lykkes må bred involvering til. Alle fag må få si sitt og se på tallene sammen, slik at det er en felles situasjonsforståelse, som for eksempel som utgangspunkt for dreining av bemanning. Hele sykehuset bidrar ved å optimalisere sine pasientforløp. Det er i tillegg etablert samhandlingsfora ved operativt driftsråd og overordnet samarbeidsråd hvor henholdsvis avdelingssjefer og klinikksjefer deltar.  

Tall er ikke hele bildet
- Tallene og datagrunnlaget gir mer presist grunnlag for å bestemme aktivitet, og særlig registreringspraksis er sentralt. Tendenser ser vi også, og da forsøker vi å finne mer informasjon. Men det er fortsatt ukjente faktorer, tallene viser ikke alt, sier Lyngøy.

Kvalitet og erfaring
Hun tenker særlig på kvalitet. Når man måler hvor lenge pasienten venter på lege sier ikke statistikken hvor kompetent eller erfaren legen som møter pasienten er. Eller når man måler tid til antibiotika sier ikke tallene nødvendigvis om det for eksempel er gitt korrekt type antibiotika utfra pasientens kliniske tilstand. 

Opplevd travelhet og stress på jobb kan heller ikke alltid måles direkte, og dialog med de ansatte er en viktig nøkkel i all endring og forbedring. 

Korrekt tallgrunnlag
- Tall er bra, men vi vet også at det fortsatt er ukjente faktorer, og vi bruker tid på å sikre at vi har det rette tallgrunnlaget. Statistikken gir oss uansett et felles grunnlag for videre dialog. Nå under pandemien i et landskap uten kart, er vårt eget datagrunnlag bra å ha, sier Lyngøy.

Flere nye løsninger kommer
Staben ved akuttmottaket står på og har hele tiden forbedringer i på vei. Mye fordi de er en tverrfaglig samhandlingssmeltedigel, der de drar lasset sammen.

- Vi jobber videre. Noen pasienter skal være hos oss mer enn tre timer. Vi skal ha prøvesvar for noen pasientgrupper før de går videre til post eller hjem. Det er den ikke-medisinsk begrunnede ventetiden som vi ser på. Pandemislitasjen er merkbar også her. Men datastyrt samhandling er kommet for å bli!