Bra digital løsning for å bestille portører

Dette er noen av erfaringene leder for portørsentralen Gunde Sola oppsummerer etter at portørcom ble lagt ned og erstattet av Imatis 14. april. Systemet har fungert bra uten nedetid og det gir forutsigbarhet. I tillegg har folk tatt det kjapt, og det er imponerende.

- Å bestille portør gjennom Imatis har gått greit og vi kom fort inn i det. Det nye systemet som finnes både på PC og på store skjermer, gir oss flere muligheter, sier seksjonsradiograf Haldis Bratten på røntgenavdelingen, der de er storforbrukere av portører på SUS.

- Vi kan nå skrive inn personnummeret til pasientene og dermed er vi sikre på at vi sender fra oss korrekt pasient og at korrekt pasient blir hentet av portør, forklarer Bratten og hennes kolleger som også har sett muligheter for små justeringer og forbedringer som de har meldt inn til prosjektkontoret.

- Imatis åpner for at vi kan skrive inn beskjeder til portørene om hensyn de må ta. Samtidig er noen av tekstene inne i løsningen litt lange, de kan godt kuttes om mulig, påpeker hun.

Alt i alt mener Bratten at de fleste på hennes arbeidsplass tok systemet ganske kjapt og tilbakemeldingene er ok.

Sola har sett det samme. Han får stadig tilbakemeldinger om å få gjøre justeringer og forbedringer, som kan utvikle systemet. I tillegg er han glad for at automatikken som er satt opp for natt og helg fungerer. Da blir oppdragene automatisk fordelt til ledig portør.

- Det fungerer ganske bra og da det nye systemet kom hadde alle tilgang på PC'ene her. På den store skjermen måtte vi legges til på en annen måte og da det løste seg var det ok, sier Odd Anders Hapnes, sykepleier på 5D.

For han og kollegene er det en stor forbedring at systemet viser samme status overalt, slik at en kan se hva som er i bestilling uansett hvilken skjerm eller PC man ser på.

- Det er enklere nå å se om portøren er på vei, sier han og mener at det nye systemet virker bedre enn det gamle.

- For pasienter som kommer fra akuttmottaket er det litt problemer når de ikke er lagt inn, slik at de ikke ligger inne i det elektroniske pasientjournalsystemet Dips. For nye pasienter som kommer via akuttmottaket og venter på resultat fra covid-19 test er det litt utfordringer med smittetrekantene, vanskelig å si hvem som er smittet/testet, gule trekanter klarer vi ikke å fjerne når vi har avklaring, sier Hapnes.

(NB; det er slik at når en først har satt smittestatus i tavlen og status endres i DIPS, så må en endre denne i tavlen manuelt. Det er altså mulig å fjerne/endre den, men det må gjøres i Imatis (tavle/pc/tlf).)

Gudrun Andersen Sjursen er skiftleder på portørsentralen. Hun mener at den nye løsningen fungerer bedre og bedre, samtidig er det noen deler som ikke er like bra som gammel løsning.

- Alt i alt er jeg positivt overrasket, det er flere valg og mer oversikt. Samtidig er det ikke bra at navnene er mye lengre på «destinasjonene», det er per nå for mye om og men å komme til «mål». Dette har vi meldt inn. Hun mener ellers alt fungerer bra.

- Det er også noen varslinger i smarttelefonen som er annerledes enn det vi er vant til, så dette må vi få inn i fingrene og finne ut av, hun tenker for eksempel på varslingene på hasteoppdrag og vanlige oppdrag.

Sjursen mener også at de store skjermene er bra og at avdelingene har en annen oversikt.

- De kan være mer detaljerte og en kan se hvem som har bestilt oppdraget, slik at vi kan få tak i dem når vi trenger det.

Det første døgnet med Imatis var det over 400 oppdrag som gikk vellykket gjennom systemet, og det er et høyt tall. I tillegg var det gjort et grunnarbeid for å spre ordet og bruksanvisninger på hele sykehuset. Likevel var det ikke alle som hadde fanget dette opp. Og ikke alle tilgangene var klare. Dette ble løst underveis, selv om det trolig var stress for den enkelte bruker.

- Det er alltid krevende når ting er nye, men det går seg jo til. Samtidig er vi litt redde for at pasientene er ikke forstår at den mobile smarttelefon vi bruker er en jobbtelefon, at det er et verktøy. Vi er ikke på Facebook eller spiller på telefonen, smiler Sjursen.