Registreringsarbeidet

Opplysninger fra henvisning og journal

Underveis i både basis- og målepunktregistreringene vil du måtte hente noe informasjon både fra henvisningen og pasientens journal. Dette gjelder henvisningsdiagnose og somatiske og psykiatriske diagnoser. Disse opplysningene kan du enten skrive ned på forhånd eller du kan ha journal åpen i et annet skjermbilde og så hente dem inn når du kommer til de aktuelle punktene i registreringen.

Registreringssituasjonen

KvaRus er laget med utgangspunkt i at registreringene primært skal foregå innenfor rammene av en normal konsultasjon/pasientsamtale. Vår anbefaling er da at behandler og pasient sitter sammen, med tastatur og skjerm foran seg. Så går en gjennom spørsmålene sammen og hver svarer på det de skal svare på. La gjerne pasienten selv få skrive inn sine svar, om pasienten er i stand til og interessert i det. Alternativt kan behandler alene først besvare Del 1 av registreringen og bruke ePROM-løsningen slik at pasienten alene besvarer Del 2 av registreringen på sin egen pc/nettbrett/smarttelefon eller på en pc/nettbrett som stilles til rådighet av behandlingsenheten (se eget punkt om ePROM nedenfor). Det anbefales at behandler og pasient sammen går igjennom svarene i både Del 1 og Del 2 før registreringen «Ferdigstilles».

Grafene på pasientsiden

Når det er gjennomført flere målepunkt, vil det øverst på pasientsiden komme opp grafer som viser utviklingen på noen utvalgte områder. Vi anbefaler at behandler og pasient går igjennom og reflekterer over disse, som en innledning til, eller etter at en har gjennomført et nytt målepunkt. Vår erfaring er at pasienter opplever dette som motiverende for å delta i registreringene.

PROM-skjema

Det er mulig å bestille tre ulike PROM skjemaer:

Pasientsvar: Evaluering av behandling siden forrige registrering
Pasientsvar (basis): Alle pasientspørsmål i basisregistrering (del 2 basis)
Pasientsvar (målepunkt): Alle pasientspørsmål i målepunkt (del 2 målepunkt)

Pasientsvar
På slutten av hver målepunkt-registrering kommer det opp 15 spørsmål om pasientens evaluering av behandlingen siden forrige registrering. Disse spørsmålene skal pasienten IKKE svare direkte på i målepunkt-skjemaet. I stedet skal behandler, etter at en målepunkt-registrering er ferdig, bestille et PROM-skjema koblet til det aktuelle målepunktet (se e-læringskurset og selve skjemaet). Pasienten skal selv hente opp skjemaet (ved hjelp av link/passord eller Helse Norge (se forklaring senere i teksten), og svare på disse spørsmålene uten behandler til stede. Pasienten kan også svare at han/hun ikke ønsker å svare. PROM-skjemaet kan besvares på en pc i behandlingsenheten eller på pasientens egen mobil/pc. Uansett er det viktig at pasienten får gjort dette nært tilknyttet en konsultasjon. Informasjon om pasientens evaluering av behandlingen er en obligatorisk del av et nasjonalt kvalitetsregister og anerkjent som en viktig del av evalueringen av behandlingen.

Pasientsvar (basis) og Pasientsvar (målepunkt)
Del 2 i basisregistreringen og målepunktregistreringen inneholder alle pasientspørsmål. For de pasienter som ønsker- og har mulighet til å besvare spørsmålene utenfor møtetid med behandler, kan det bestilles PROM skjema for besvarelse av disse. Dette gjøres på samme måte som beskrevet under punktet ovenfor. Dersom dette er aktuelt så fyller behandler ut del 1 og lar spørsmålene i del 2 i skjemaet stå tomme, for så å ferdigstille. Pasientens svar på PROM skjemaet vil legge seg automatisk inn i Kvarus og dermed bli synlig for behandler i Kvarus, og inngår også i visning av registreringen som kan overføres til journal.

Bestilling av PROM skjema

Bestilling av PROM skjema kan foregå på to ulike måter:

Bestilling av link og passord
Bestilling via Helse Norge

Når du trykker på ikonet for «Manuell bestilling av PROM» vil du få opp ulike alternativer. Velg det PROM skjemaet du ønsker å bestille. Bestilling av PROM skjemaene er forhånds utfylt (avkrysset) til bestilling av link og passord, se Fig.1. Bestilling via Helse Norge skjer ved å fjerne denne avhukingen, se Fig.2 under.

Fig.1: Bestilling ved hjelp av link og passord

Fig. 2: Bestilling via Helse Norge

Velges bestilling ved hjelp av link og passord må linken og passordet formidles manuelt til pasient, og pasienten kan deretter klikke seg inn på link, logge seg på med fødselsnummer og oppgitt passord, og besvare skjema. Ved bestilling via Helse Norge vil pasienten motta et varsel fra Helse Norge om at skjema(er) venter på utfylling, som besvares ved pålogging på Helse Norge. Merk at pasienten må være digitalt aktivert på Helse Norge for å kunne bruke denne funksjonen. Hvis pasienten ikke er digitalt aktivert vil en få en feilmeldingen «Pasienten ikke kan nås». I slike tilfeller må PROM bestilles via link/passord.

Etter at pasienten har fylt ut PROM overføres svarene automatisk til det aktuelle skjemaet i Kvarus.

Visning og kopiering/scanning til journal

En sammenstilling av opplysningene i hver basis- og målepunkt-registrering vises på skjermen når en klikker «Visning» (se e-læringskurset eller selve skjemaet). Denne visningen må en overføre til journal dersom en vil bruke opplysningene i pasientbehandlingen. Dette kan en gjøre på en av to måter, enten ved å klikke på «kopi» og så gå inn i journal og lime visningen inn som journalnotat. Eller en kan klikke på «skriv ut». Da får en visningen ut som en pdf-utskrift. Denne kan en så scanne inn som journalnotat i journal. Pasienten kan selv få kopi av opplysningene som registreres dersom han eller hun ønsker det.

Ett-års oppfølging

Ett-års oppfølgingen skal gjennomføres som en telefonsamtale med pasienten ett år etter at vedkommende ble utskrevet fra TSB. Dersom personen kommer inn i behandling i TSB før det har gått ett år, vil pasienten komme inn i et nytt behandlingsforløp med ny basiskartlegging og målepunkt. Da hopper en selvsagt over ett-års oppfølgingen i forhold til den foregående utskrivingen.

Det er den som gjennomfører avslutningsregistreringen som er ansvarlig for at det gjennomføres en ett-års oppfølging. Behandlingsenhetene må selv vurdere hvordan dette kan gjennomføres. Behandleren selv kan ha i oppgave å ta kontakt og få svar på spørsmålene eller oppgaven kan gis til en annen i behandlingsenheten, som gjør dette arbeidet på vegne av alle behandlerne i enheten. Dette kan nok bli vanskelig i de tilfellene der pasienten har byttet telefonnummer eller på andre måter er vanskelig å få tak i. I samtykkeskrivet gir pasienten tillatelse til at en kan forsøke å komme i kontakt via andre deler av hjelpeapparatet som har kontakt med pasienten på oppfølgingstidspunktet. Men selv det kan bli vanskelig. Vi vil allikevel be om at en gjør et rimelig forsøk på å få kontakt med alle pasientene. Opplysninger om pasienten i tiden etter utskriving, er vesentlig informasjon om hvilke resultater som oppnås i behandlingen.