Forutsigbarhet og flyt med langtidsplanlegging

Dyktige helssekretærer på barnepoliklinikken på SUS; Ruth Egeland, Elin Kolstad og Ine Bjørndal.

Et langsiktig mål om null venting vil kreve at folk jobber sammen på tvers av fagene, og har felles forståelse for alle sider i planleggingsprosessen. Medarbeiderne har gode forslag og løsninger, og sammen med ansvarliggjøring og eierskap til oppgavene som skal løses er det muligheter.

Tenke langt frem

- Vi forsøker å strømlinjeforme systemet innenfor de rammene vi har, og få alle til å tenke langt frem. Våre folk må være bevisste på egne ønsker og forholde seg til to frister i året for å melde inn fri og ferier etc. Det oppleves som en fordel. Samtidig er ikke systemet helt firkantet, sier Wenche Digranes, leder for kontortjenesten på barnepoliklinikken og prosjektdeltaker i prosjekt Vel planlagt i Alle møter Helse Stavanger.

Fordeler med forutsigbarhet

- Fordelene med å planlegge pasienttimer langt frem er at det gir forutsigbarhet og trygghet for både pasienter og behandlere. Dette gjelder spesielt de som går til regelmessige kontroller. For dem kan utsatte timer føre til negativ helsegevinst eller påvirkning på prognosene. Planleggingen gir god oversikt over aktivitetene våre, og oversikt om vi setter av nok ressurser, sier Ann Marit Gilje, seksjonsoverlege.

Vel planlagt

Langtidsplanlegging av arbeidstid og pasienttimer er viktige element som det jobbes med i prosjekt Vel planlagt.

Ann Marit Gilje jobber tett med to sekretærer om endringer som fortløpende må registres i GAT (eks. fravær, permisjoner, kurs osv.). Hun får oppdatering på morgenen på SMS om dagens bemanning og oppgaver som hun da videreformidler på morgenmøtet.

Ligger godt an

- Vi ser at vi ligger ganske godt an. Samtidig jobber vi aktivt med å oppdatere fagansvarlige leger med oversikt over hvordan ventelistene ser ut, for å prøve å unngå fristbrudd, sier Digranes.

Gilje mener at pasientene opplever at sykehuset har god kontroll og fin flyt når planleggingen fungerer bra.

Klinikken har 11 ulike fagfelt og har dannet flere faggrupper med ansvarlig og erfaren lege som har jevnlige møter med de som er involvert i timetildeling; sekretær og sykepleier for å planlegge timer frem i tid.

- På møtene avklarer vi hvilke tiltak som skal gjøres i forkant av pasientens timeavtale, slik at dette er gjennomført når pasienten kommer, sier Digranes.

Tenker et halvt år frem

På klinikken planlegger de for et halvår frem om gangen, både pasienttimer og vakter.

- Vi klarer det ikke hele tiden, men vi er ikke langt unna planen frem til over sommeren nå. Neste mål er å ligge et år i forkant. Vi sparer tid når vi er ajour på flere forhold. Det blir mindre administrasjon og puslespill, sier Digranes.

Ikke alltid like lett

- Det blir nødvendigvis en del ombookinger, fordi innkallinger til viktige møter, seminar og kurs sjelden kommer med så lang tidshorisont som den planleggingshorisonten vi ønsker å ha. For sekretærene blir det en del ekstraarbeid. Ofte må vi legge om legene sin bemanningsplan pga. endring i stillinger eller permisjoner. Konsekvensen er at dette påvirker når legene er på jobb og når de har fri, og igjen fører til ombookinger. Slike forhold er ikke alltid så lett å styre lang tid i forkant, forklarer Gilje.

Trivsel og trygghet

Det er altså ikke alt en kan planlegge seg ut av. Samtidig gir en timebok med ledige timer og muligheter trivsel og trygghet for sekretærene, fordi listene blir kortere, det blir mer oversikt og lettere å finne tider når det er behov.

Ukentlig status

- Utfordringene er ofte ressurser og romkapasitet. Det blir jo ikke færre pasienter selv om en planlegger godt. På ukentlige planleggingsmøter der alle er involvert, får vi frem oversikter over hvor mange som venter og hvor mange som har fått tildelt time. Da kan vi sette inn ressurser og løse uker eller dager som er krevende, sier Gilje og Digranes.