Suksess med digital innskriving i fødejournal

Av 550 gravide som har hatt muligheten til å skrive seg inn digitalt, er det kun fem som har levert papirskjema til føden på Stavanger universitetssjukehus (SUS) de siste par månedene.

Digitalisering

Fra venstre, helsesekretær Elise Lerang og jordmor Gry Obrestad.

- Fødekvinnene sikrer selv at informasjonen er korrekt og systemet sender den dit vi trenger den, både i elektronisk pasientjournal (DIPS) og it-programmet for fødsler (Natus). På føden frigjør dette mye tid når vi ikke trenger å bruke tid på å registrere opplysningene i datasystemet eller tyde håndskrift. Vi er kjempefornøyde med at fødekvinnene velger å bruke det digitale skjemaet, sier jordmor Gry Obrestad og helsesekretær Elise Lerang.

Med digital innskriving blir kvalitet og pasientsikkerhet godt ivaretatt slik at sentrale opplysninger om fødekvinnen og hennes helsesituasjon er tydelige og tilgjengelige for de som tar imot henne og barnet som kommer.

Sparer mye tid
- Systemet er enormt tidsbesparende! Dette gikk mye bedre enn forventet, i prosessen frem til ferdig løsning ble våre innspill tatt med og feil raskt rettet av dyktige folk på Helse Vest IKT, påpeker Lerang og Obrestad.

De ønsker seg enda mer digitalisering og sømløshet.
- Hvis flere systemer snakker sammen gir det økt sikkerhet for pasientene, fordi vi som helsepersonell får tilgang til samlede opplysninger. Nå må vi innimellom ringe eller gå fysisk til klinikker med tillatelse fra pasienten og ha med deres id-bevis for å få tilgang til informasjon, forklarer de.

Stor etterspørsel
Piloteringen av digitalt skjema startet i desember 2019 sammen med Sandnes Helsestasjon. I slutten av mai 2020 åpnet løsningen for at alle gravide som hører til SUS tok i bruk elektronisk skjema for innskrivning i fødejournal. Fra i høst blir skjemaet delt med andre foretak som ønsker å ta det i bruk, og etterspørselen er stor.

Digitale fødekvinner
Tilbakemeldingene fra fødekvinnene er også positiv, de setter pris på at de selv kan legge inn sine opplysninger i det digitale skjemaet.

Den gravide får tilgang til skjemaet på helsenorge.no fra SUS sin nettside. Hun må bruke sikker innlogging (for eksempel BankID) og kan bruke den tiden hun trenger for å fylle ut skjemaet, gjerne i flere omganger.

Digitalisering på SUS

Heidi Stenberg, virksomhetsarkitekt Helse Vest IKT

- Det å få inn alle detaljer og rubrikker i det digitale skjemaet var en utfordring, sier Heidi Stenberg, virksomhetsarkitekt i Helse Vest IKT. (bildet over) 

Godt samarbeid
- For meg var det ukens høydepunkt å ha arbeidsmøter med personalet på føde og barsel, de var helt fantastiske. Jeg har lært mye av denne prosessen som vi har stor nytte av videre når vi digitaliserer, sier Stenberg.

Ønsker seg mer sømløshet
Hun ønsker i fellesskap med personalet på føde og barsel at digitaliseringen i helsevesenet kan gå raskere.

- Vi ønsker også at det skal være mulig å få sendt med vedlegg i skjemasvaret. Men først prioriterer prosjektet å gjøre skjema tilgjengelig både på engelsk og nynorsk. Jeg ønsker meg et kvantesprang fremover og jeg ønsker meg sømløshet mellom systemene.

Flere skjema i pipeline 
I Helse Stavanger er det nå 12 ulike skjema som er tilgjengelige for digital utfylling for pasientene via helsenorge.no eller sus.no. Snart kommer digitalt skjema for oppfølging beinskjørhet. (beintetthetsmåling).
 
- Det blir interessant når vi vet at fødekvinner er unge og digitale, så vi ser frem til å jobbe mot en pasientgruppe som er eldre, sier Stenberg.

Bedre for pasientene
For pasientene betyr dette at de kan registrere opplysningene sine på helsenorge.no i ro og mak, og kan slippe å fylle ut sensitive personopplysninger på et venterom.

- Å tilby digitale skjemaer er en prosess vi jobber med konstant. Det forenkler livet for pasientene og medarbeidere på SUS sparer tid på at de ikke trenger å skanne inn skjema som har blitt manuelt fylt ut. Behandler har mulighet til å gjennomgå skjemasvar i forkant av en time, sier Magny Skrettingland, prosjektleder for Alle Møter-prosjektet som jobber med å korte ned ventetid, bedre planlegging og at flere møter til timene sine.

Hvis helsepersonell tenker at et skjema kan digitaliseres for sin klinikk eller post, kan dette meldes inn til Helse Vest IKT via KundeWeb. Da vil dette bli vurdert ift løsningene IKT jobber med.

Komplekse prosesser
- Det tar tid å digitalisere skjemaer, fordi disse ofte henger sammen med andre systemer og programmer. Derfor kan vi ikke anslå hvor lang tid dette tar, det er avhengig av tilpasninger i andre systemer, forklarer Skrettingland.

Hun er ikke i tvil om at dette er fremtidens løsning for helsevesenet.

Fremtidens løsninger
- Hvert skjema som blir digitalisert settes i test sammen med klinikken for å sikre at det fungerer for pasient/bruker og at klinikken fanger opp korrekte opplysninger, før det blir åpnet for full bruk. Tilbakemeldingene fra både pasienter og personell er overveldende positive, sier Skrettingland.

For de som ikke ønsker digitalt skjema er det fortsatt mulig å skrive ut skjemaet og levere det i skranken før timen. Alternativt vil det fremdeles være mulig for pasienten å fylle ut skjemablankett på venterommet før timen.